De veiligheidscoördinator

Als je een B- of C-evenement organiseert, stel je een veiligheidscoördinator aan. Deze persoon is het eerste aanspreekpunt voor alles rondom veiligheid op je evenement.

Taken en verantwoordelijkheden 

• De veiligheidscoördinator is de spin in het web tussen alle organisaties, afdelingen en medewerkers op het evenement. Hij/zij staat in contact met de veiligheidsleveranciers zoals beveiliging en EHBO, heeft een kort lijntje naar het bestuur en de overheden. 
• Tijdens het evenement is de veiligheidscoördinator het aanspreekpunt voor gemeente en hulpdiensten. Hij/zij kan meelopen met de (technische) schouw, zodat hij/zij en de hulpdiensten elkaar kennen en op de hoogte is welke mogelijke zorgpunten nog moeten worden opgelost. 
• De veiligheidscoördinator is het eerste aanspreekpunt voor beveiliging en de medische partij. Zorg dat hij/zij in goede (portofoon) verbinding met de aanspreekpunten van deze partijen staat. 
• Als het heel hard gaat regenen, waaien of onweren kan dit gevolgen hebben voor het evenement. Denk aan het omwaaien van hekken, het moeten ontruimen van tenten of heftige reacties van bezoekers als er opeens een plensbui overkomt. De veiligheidscoördinator signaleert tijdig en alarmeert de juiste mensen, zoals beveiliging of technische productie. 
• De veiligheidscoördinator neemt de beslissing bij een incident, bijvoorbeeld tot ontruiming in geval van brand of te harde wind, het stilleggen van het programma omdat er een hartaanval in het publiek is of het bellen van de politie voor hulp bij een vechtpartij. Dit kunnen soms impopulaire beslissingen zijn, waarvan het helpt als daarover is nagedacht in het veiligheidsplan. 

Vaardigheden en mandaat

• De veiligheidscoördinator houdt -juist in een crisissituatie- het hoofd koel. Hij/zij houdt het overzicht, bewaart de rust en maakt afgewogen beslissingen. Het is belangrijk dat hij/zij de organisatie goed kent en weet welke belangen er spelen (imagoschade, financiële schade) of welke sentimenten er leven in de buurt of het dorp. 
• De veiligheidscoördinator weet wie betrokken (moeten) zijn bij een crisissituatie. Dit staat in het veiligheidsplan, zodat het van te voren bekend is. Hij/zij neemt het voortouw in de crisissituatie en zorgt ervoor dat iedereen zijn werk op de juiste manier kan doen, om de crisis zo snel mogelijk de baas te worden. 
• Wanneer er tijd en ruimte is (bijvoorbeeld bij het afgelasten omdat er te slecht weer wordt voorspeld) kan de veiligheidscoördinator samen met het bestuur een beslissing maken. Als die tijd er niet is, bijvoorbeeld bij een uitbrekende brand, dan maakt de veiligheidscoördinator de beslissing. Dat noemen we mandaat, of beslissingsbevoegdheid. Zorg dat hier van tevoren duidelijke afspraken over zijn gemaakt. 

Wie kies je? 

• Kennis van de organisatie is essentieel, ongeacht of de veiligheidscoördinator uit de eigen organisatie komt. Bijvoorbeeld een bestuurslid of organisatielid, zolang hij/zij bij een incident of crisis de werkzaamheden direct kan overdragen en kan focussen op het incident. Het kan ook een coördinator vanuit het beveiligingsbedrijf zijn, maar de functie van veiligheidscoördinator is niet te combineren met de functie beveiligingscoördinator. 
• Zorg ervoor dat de veiligheidscoördinator 1 vast persoon is, eventueel met een ‘achtervang’. Bij een lang evenement, kan de dienst opgesplitst worden in een ochtend/middag en een avond-deel. Zorg dat de veiligheidscoördinator bij iedereen bekend is en wissel zo min mogelijk.